Nhân sự là một trong những nguồn lực chính của doanh nghiệp. Vậy, vai trò của giám đốc, trưởng phòng nhân sự nên được nhìn nhận như thế nào?
Công việc của một trưởng phòng nhân sự được khái quát như sau:
Công việc chính
- Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/ ban giám đốc) giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự trong công ty.
- Điều hành các hoạt động trong phòng của mình.
- Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự.
Các mối quan hệ của trưởng phòng nhân sự
- Đối với bên ngoài: trưởng phòng nhân sự cần xây dựng quan hệ tốt với các tổ chức bên ngoài liên quan đến công việc nhân sự như: các cơ quan chính quyền, sở lao động, công đoàn, các nhà cung ứng lao động.
- Đối với bên trong công ty: trưởng phòng lao động ngoài giữ các mối quan hệ tốt với cấp trên của mình, các nhân viên trong phòng nhân sự, họ còn phải xây dựng mối quan hệ thường xuyên với các phòng, ban khác trong công ty.
Chức năng, nhiệm vụ chính:
Trưởng phòng nhân sự có nhiệm vụ chính là quản trị nguồn nhân lực trong công ty. 4 nhiệm vụ chính của TPNS là: lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin và dịch vụ nhân sự.
1. Lập kế hoạch và tuyển dụng:
- Phối hợp với các phòng ban trong công ty để lâp kế hoạch nguồn nhân lực: theo dõi thông tin nhân lực toàn công ty, đưa ra bảng mô tả công việc chuẩn hóa cho từng vị trí nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
- Tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng.
- Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty.
- Kết hợp cùng các phòng ban khác tổ chức tuyển dụng những vị trí thiếu cho công ty. Nếu các phòng ban cần thêm nhân sự khi đề xuất với phòng nhân sự, phòng nhân sự sẽ đăng tuyển trên web, báo và tổ chức giới thiệu việc làm để tìm kiếm. Trưởng phòng nhân sự không trực tiếp phỏng vấn ở các vị trí thấp, họ sẽ phân cho nhân viên nhân sự và nhân viên chuyên môn ở phòng đó trực tiếp tuyển dụng. Một số vị trí quan trọng như: tổ trưởng chuyên môn, phó phòng, trưởng phòng thì trưởng phòng nhân sự mới trực tiếp tham gia tuyển dụng.
Dựa vào chủ trương và kế hoạch công ty đề ra, ví dụ như quý 3 và quý 4 công ty mở hệ thống kinh doanh mới, trưởng phòng nhân sự sẽ tính toán 1 chi nhánh cần bao nhiêu nhân sự, tổng các chi nhánh cần bao nhiêu nhân sự? Phân bổ nhân viên vào công việc và về các địa điểm thích hợp với họ. Phân chia chức danh và tính lương cho các nhân viên. Đệ trình bản thảo lập kế hoạch cho Hội đồng cổ đông xét duyệt trước khi đưa vào thực hiện.
2. Về mặt đào tạo và phát triển nhân lực
- TPNS tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc. Thường công ty chỉ đào tạo ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty.
- Xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn hướng phát triển, đào tạo theo yêu cầu công ty.
- Xây dựng, quyết định chương trình đào tạo cho người lao động tại doanh nghiệp phát triển nghề nghiệp của họ. Với các chương trình đạo như những khóa học dài hạn trên 3 tháng, TPNS sẽ xem xét nguyện vọng và quyết định có hỗ trợ học phí cho nhân viên không. Thường công ty sẽ yêu cầu nhân viên đó đem bằng cấp về và cam kết làm việc cho công ty trong khoảng thời gian bao nhiêu lâu.
3. Duy trì và quản lý nguồn lực
Trưởng phòng nhân sự là người chỉ đạo việc đánh giá kết quả công việc của nhân viên, khen thưởng, trả công cho họ. Ngoài ra, trưởng phòng nhân sự phải cùng với các trưởng phòng ban khác bố trí, thuyên chuyển, đề bạt, quản lý quá trình thôi việc... Họ còn hướng dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác về chính sách nhân sự của công ty và giữ nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.
Trưởng phòng nhân sự là cầu nói giữa người lao động và người sử dụng lao động, mang trong mình tính cách vừa răn đe, vừa phục vụ. Răn đe để không cho nhân viên tham nhũng, thiếu kỷ luật làm ảnh hưởng xấu đến công ty, để tổ chức kết cấu công ty cho vững mạnh. Họ cũng là người ký các quyết định thuyên chuyển công tác.
4. Thông tin, dịch vụ nhân sự:
Trưởng phòng cần nắm bắt thông tin nhân sự trong công ty một cách nhanh chóng, truyền tin hiệu quả. Trưởng phòng nhân sự sẽ ký các quyết định ban hành luật, văn bản bổ sung cho nhân lực cũng như các vấn đề khác liên quan để đảm bảo công ty làm việc theo đúng yêu cầu của nhà nước.
- Trưởng phòng nhân sự cũng cần tạo dựng các mối quan hệ tốt với các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước như Sở kế hoạch đầu tư, cảnh sát khu vực, cơ quan phòng cháy chữa cháy..
